Что такое дисциплина?
Филин С.А.,
Доктор Делового Администрирования,
Сертифицированный консультант по управлению.
В компаниях и организациях, где мне доводится проводить семинары и тренинги, часто возникает разговор о дисциплине. Но о чем же мы говорим? Что такое дисциплина? Как она обеспечивается. Надо отдать должное, многие руководители достаточно четко отвечают, что это исполнение правил и инструкций. Но вот когда задаешь вопрос о том, какими инструментами достигается дисциплина, многие теряются. Разговор при этом примерно такой: «Ну вот есть правила и инструкции, и люди должны их исполнять». И все, и точка. А вот что именно стоит делать руководителю для обеспечения дисциплины, никто рассказать не может.
Итак, давайте разбираться. Начнем с определения дисциплины.
Дисциплина в широком смысле есть «обязательное для всех членов какого-либо коллектива подчинение установленному порядку, правилам». В организационном смысле дисциплина – строгое и точное соблюдение всеми сотрудниками организации порядка и правил, установленных законами и подзаконными актами, положениями, инструкциями и приказами по организации, распоряжениями начальников.
Итак, что же обеспечивает дисциплину или что нужно делать, чтобы она появилась и сохранялась?
- Наличие предписаний
Отсутствие нормативных организационных документов приводит к волюнтаризму начальников и страху неопределенности у сотрудников. Начальники вынуждены устанавливать правила для подчиненных, но если эти правила не зафиксированы, то они забываются, что приводит к тому, что ни начальники, ни подчиненные не помнят точно, что надо требовать или делать. Эффективность работы снижается. Я не зря написал в заголовке слово «предписаний». Оно означает нечто написанное заранее и обязательное для исполнения. Предписания перечислены выше в определении дисциплины. И эти предписания должны быть доведены до сотрудников в части их касающейся. А сотрудники должны подтвердить свое согласие с этими предписаниями через подпись под документом.
- Наличие санкций. Наказания и взыскания
В своей работе по строительству и укреплению дисциплины руководители, прежде всего, используют метод убеждения (разъяснение, обсуждение, внушение). Но можно ли пользоваться только этими методами для поддержания дисциплины? Ответ, скорее всего, – нет. Современная психологическая наука пытается найти способы, которые бы помогали поддерживать порядок и дисциплину без системы санкций, только через мотивацию. Разговоров много, но работающих моделей практически нет. В книгах по мотивации персонала мы видим рассуждения и разговоры только о позитивных стимулах. Но в жизни то все не так однозначно. Дело в том, что даже люди, убежденные в каких-либо идеях и правилах, идущие за лидерами и верующие в них, отступают от правил и инструкций. Отступают в силу того, что они живые, у них есть потребности за пределами возможностей организации и человеческие слабости. Без системы санкций дисциплина невозможна. И возможные санкции должны быть известны сотруднику заранее, тогда они играют профилактическую роль. Можно говорить о том, что такие санкции должны сразу быть включены в предписания.
При этом санкции, чтобы они были эффективными и не демотивировали, должны быть соразмерны нарушениям, своевременными, справедливыми и неотвратимыми.
- Наличие поощрений за длительное исполнение предписаний
Сотрудник – живой человек, не робот. Это означает, что длительное удержание себя в рамках предписаний требует от него значительных усилий, особенно тогда, когда эти правила сложны для исполнения или противоречат личным мотивам сотрудника. Следовательно, если мы хотим, чтобы сотрудники поддерживали дисциплину, необходимо время от времени поощрять их за длительное следование стандартам. Тогда у сотрудника будет выбор нарушать или не нарушать дисциплину. По крайней мере он будет знать, чем рискует. Некоторые руководители возражают, что за исполнение предписаний сотрудники получают заработную плату. Это действительно так, но если не поощрять за соответствие стандартам, то риски нарушения дисциплины вырастают. Что делать с этим, решать руководителям. И, мне кажется, что система поощрений должна быть если не в каждом предписании, то в отдельном организационном документе, который бы связывал длительное следование предписаниям и соответствующие поощрения. При этом поощрения не обязательно должны быть финансовыми или материальными.
Поощрения, чтобы они работали, в свою очередь, также должны быть справедливыми, своевременными соразмерными и «неотвратимыми».
- Наличие системы контроля за выполнением правил и применением санкций.
Одна из идей менеджмента говорит, что исполняется только то, что контролируется. Это напрямую касается дисциплины. Четко поставленная система контроля за исполнением предписаний, применением санкций и поощрений обеспечивает дисциплину. Фактически в каждый нормативный акт, инструкцию, положение, приказ стоит включать систему контроля над их исполнением. Если эта система не описана, то высока вероятность того, что и исполнения не будет.
При этом контроль должен проводиться стандартными, известными сотрудникам и заранее описанными (а лучше выработанными вместе с сотрудниками) способами. Одинаковые исполнительность, результаты труда и нарушения дисциплины должны оцениваться одинаково.
- Периодический инструктаж
И последний элемент, обеспечивающий дисциплину, это периодический инструктаж. Когда я говорю в учебных группах о том, что персонал надо регулярно инструктировать, то руководители часто начинают возмущаться. Ведь сотрудники взрослые люди. Один раз им сказали – обязаны помнить! Подписались под документом – обязаны помнить!
Но вот только кто из нас настолько доверяет своей памяти, что может сказать: «Я помню все»? Какой процент важной для нас информации мы забыли навсегда? Большинство зрелых людей помнят меньше, чем забыли.
Нет никаких оснований рассчитывать на гениальную память наших сотрудников. У сотрудников в организациях, особенно крупных, невероятное количество различных инструкций и предписаний, которые они обязаны исполнять регулярно. Запомнить это все без усилий невозможно, забыть легко.
У слова «инструктаж» есть синонимы – напоминание, техническая учеба. Периодическое напоминание о предписаниях, поощрениях и санкциях – важный управленческий инструмент.
Давайте оглянемся или вспомним, там, где люди исполняют важные действия и задачи, инструктаж – неотъемлемая часть их работы. У военных (в мирное время) инструктаж перед любым видом деятельности. У экстренных служб инструктажи регулярно (если не ежедневно) плюс инструктаж перед каждой задачей (если есть время на него). У врачей инструктаж ежедневно, называется пятиминутка.
Действительно, в этом есть очень большой смысл – напоминать сотрудникам о предписаниях.
Выводы
Фактически то, что изложено выше, является алгоритмом создания и обеспечения дисциплины. Статья маленькая, а для реализации изложенных в ней идей могут понадобиться месяцы, если не годы. Однако результат окупает вложенные усилия.
1 комментарий к записи Что такое дисциплина?